Kantor Tanpa Kertas: Bisa Terwujud?

Konsep Paperless Office: Harapan atau Realitas?

Di era digital saat ini, perkembangan teknologi telah mengubah hampir seluruh aspek kehidupan, termasuk cara organisasi mengelola data dan menjalankan administrasi. Demi meningkatkan efisiensi, mempercepat layanan, serta menekan biaya operasional, banyak lembaga mulai melirik solusi digital. Di tengah perubahan inilah konsep paperless office kembali mencuat dan menjadi perbincangan, sebuah gagasan tentang lingkungan kerja modern yang lebih ringkas, hemat biaya, dan ramah lingkungan. Namun pertanyaannya, apakah kantor benar-benar dapat beroperasi tanpa kertas, ataukah konsep tersebut masih sebatas harapan?

Konsep paperless office sebenarnya bukan untuk menghilangkan penggunaan kertas pada sebuah perkantoran, tetapi paperless office dilakukan untuk mengurangi penggunaan kertas pada bagian-bagian tertentu, bagaimana cara menggunakan kertas lebih bijak, dan mendorong kinerja perkantoran dari sudut efektifitas bekerja, penghematan biaya, dan lingkungan. Sellen dan Harper (2001) menyebutkan bahwa terdapat tiga masalah penggunaan kertas dalam kegiatan administrasi, yaitu:

• Kertas sebagai simbol dari masa lalu, atau dapat dikatakan sebagai hal yang kuno.
• Penggunaan kertas untuk kebutuhan administrasi memakan biaya yang cukup besar.
• Permasalahan interaksional yang memiliki keterbatasan pada ruang yang meliputi penggunaan kertas harus digunakan secara lokal, kertas tidak dapat diakses dari jarak jauh, penggunaan kertas membutuhkan ruang penyimpanan secara fisik, dan membutuhkan pengiriman secara fisik.

Konsep paperless office sebenarnya bukan hal yang mudah dipahami di tengah dunia yang masih sangat bergantung pada penggunaan kertas untuk berbagai kebutuhan sosial, komunikasi, pendidikan, keuangan, hingga periklanan. Kebiasaan ini sudah mengakar sejak lama, bahkan konsumsi kertas justru meningkat dalam beberapa dekade terakhir. Meskipun Information and Communication Technology (ICT) terus berkembang dan semakin mudah diakses, penggunaan kertas tidak otomatis menurun bahkan sempat melonjak. Di berbagai kantor, baik pada sektor publik maupun swasta, penerapan ICT berhasil membuat suatu proses kerja dan meningkatkan kualitas layanan, tetapi belum berdampak besar pada pengurangan konsumsi kertas. Banyak faktor yang menyebabkan hal ini, seperti adanya keterbatasan teknologi baru, cara penggunaan yang tidak tepat, resistensi terhadap perubahan, kebiasaan mencetak dokumen, hingga anggapan bahwa dokumen cetak memiliki nilai lebih tinggi dibandingkan dokumen digital.

Sellen dan Harper (2002) menunjukkan bahwa komputer dan internet justru mempermudah orang mencetak dokumen dan menggunakan kertas dalam pola yang berbeda, sehingga tidak sepenuhnya menggantikan kertas. Transisi teknologi juga dapat disebut berjalan lambat, pilihan para pekerja kantoran pada era 1990 yang tetap mengandalkan komputer sekaligus dokumen cetak menunjukkan bahwa hadirnya teknologi baru tidak serta-merta membuat penggunaan kertas hilang. Meski demikian, kemunculan smartphone mengubah pola tersebut karena dokumen dan email kini dapat diakses kapan saja tanpa perlu dicetak, sehingga smartphone menjadi salah satu faktor yang menurunkan konsumsi kertas. Di sisi lain, penurunan konsumsi kertas juga berhubungan dengan perubahan ekonomi, seperti pergeseran industri manufaktur ke sektor jasa di Eropa dan Amerika Utara. Namun, penurunan ini tidak seragam di semua wilayah, beberapa kawasan seperti Asia masih diproyeksikan mengalami peningkatan konsumsi kertas karena permintaan printer yang tumbuh pesat. Penurunan penggunaan kertas setelah 2007 kemungkinan dipengaruhi oleh resesi global, sementara pandemi COVID-19 ikut mempercepat berkurangnya pemakaian kertas karena meningkatnya praktik kerja jarak jauh. Dengan demikian, meskipun terlihat adanya tren penurunan penggunaan kertas, berbagai temuan menunjukkan bahwa konsep "Paperless Office" masih belum sepenuhnya terwujud dan lebih tepat dipahami sebagai sebuah proses transisi yang berlangsung secara bertahap.

Tren Produksi Komputer dan Kertas

Untuk melihat bagaimana perkembangan penggunaan teknologi dan produk kertas di dunia nyata, grafik berikut memberikan gambaran tren produksi dua sektor yang berkaitan langsung dengan konsep paperless office.

Data ini menunjukkan bahwa meskipun industri komputer terus mengalami peningkatan produksi, industri kertas juga tetap tumbuh dan tidak menunjukkan penurunan yang signifikan. Pola ini semakin terlihat ketika memperhatikan data produksi komputer dan produk kertas dalam lima tahun terakhir. Meskipun perkembangan teknologi digital begitu pesat, tercermin dari meningkatnya produksi komputer, kenyataannya produksi kertas tidak menurun secara signifikan dan bahkan menunjukkan tren kenaikan pada beberapa tahun tertentu. Kecenderungan ini menjadi bukti bahwa hadirnya teknologi baru tidak serta-merta menggantikan peran kertas. Sebaliknya, kedua industri tersebut justru tumbuh berdampingan, menunjukkan bahwa kebutuhan terhadap dokumen fisik masih tetap kuat dalam praktik administrasi. Fenomena ini sejalan dengan temuan sebelumnya bahwa banyak organisasi masih mencetak dokumen karena alasan kebiasaan kerja, tuntutan regulasi, atau persepsi bahwa dokumen cetak lebih aman dan dapat diandalkan. Dengan demikian, digitalisasi belum cukup untuk mewujudkan kantor tanpa kertas, perubahan yang terjadi lebih bersifat bertahap dan memerlukan adaptasi organisasi, perubahan budaya kerja, serta kesiapan teknologi yang lebih merata sebelum benar-benar dapat mengurangi ketergantungan pada kertas.